„Damy radę!”

ZARZĄDZANIE/ franchising

NIE TAKA FRANCZYZA STRASZNA … CZ. 4

Wojciech Popis

Wydaje się oczywiste, że budowa hotelu franczyzowego, a zwłaszcza jego wykończenie i wyposażenie, to newralgiczny element procesu inwestycyjnego. Życie pokazuje, że w praktyce można zarówno wiele stracić, jak i również wiele zyskać, gdyż kilka procent różnicy w cenie danego produktu czy usługi w prawo lub w lewo, w kilkudziesięciu kategoriach, robi różnicę. Ale nie tylko to …

Po pierwsze: umowa

Przede wszystkim bardzo dużo zależy od tego, do czego zobowiązują nas zapisy zawarte w Umowie Franczyzowej. Każda z sieci ma swoje wymagania dotyczące różnych kwestii, w tym dotyczących bezpieczeństwa (tzw. FLS – Fire, Life & Safety), ale większość stosuje się do międzynarodowych przepisów National Fire Prevention Association, które w niektórych obszarach różnią się od polskich wymagań. Najlepszym przykładem są tryskacze. Istnieją sieci, dla których w przypadku budynku o wysokości np. 25m konieczne będzie zainstalowanie tryskaczy. Chodzi również o czynnik finansowy: zarówno w polskich przepisach, jak i w przepisach danej sieci występują różne wymagania dla wielu elementów w zależności od tego, czy są zainstalowane tryskacze,  czy też nie. Dotyczy to m.in. czasu odporności ogniowej pomiędzy np. poszczególnymi pokojami czy też odległości do wyjścia ewakuacyjnego. Musimy to wszystko dokładnie sprawdzić, gdyż może się okazać, że nawet w przypadku niższego niż 25m budynku danej sieci warto zastosować tryskacze, gdyż koszt wykonania budynku bez tej instalacji, ale z zachowaniem wszelkich koniecznych parametrów będzie po prostu wyższy.

Kolejny i prawdopodobnie najważniejszy obszar to zapisy dotyczące materiałów wykończeniowych i elementów wyposażenia. Tak jak wspominałem w poprzednim odcinku uważajmy na sytuację, w której sieć zmusza nas do zakupu od konkretnego dostawcy danych elementów wykończenia czy wyposażenia. Starajmy się raczej dokonać takich zapisów w umowie, które określają wymagania co do konkretnych parametrów danych materiałów, tak byśmy mieli wolną rękę w wyborze dostawców. Większość sieci posiada listę wybranych przez siebie partnerów, gotowych dostarczyć wszystkie potrzebne do wykończenia czy wyposażenia produkty. Warto o tym wiedzieć i ewentualnie skorzystać, gdyż zdarza się tak, że oferowane przez niektóre firmy ceny są rzeczywiście specjalne (tzn. wyjątkowo korzystne) dla danej sieci. Koniecznie trzeba nadmienić, że w wielu wypadkach wybór innego niż preferowany przez sieć dostawcy wiąże się najczęściej ze żmudnym procesem zatwierdzania proponowanej firmy, połączonym zazwyczaj z akceptacją zaprojektowanego pokoju wzorcowego. Spotkać możemy też takie sytuacje, w których wcześniej wspomniana „sugerowana” lista bardzo się przydaje – jeżeli zależy nam na czasie, pójście taką ścieżką zwykle pozwoli nam zaoszczędzić sporą ilość czasu i nerwów.

Po drugie: serwis techniczny

Jeżeli już za coś płacimy, starajmy się w pełni wykorzystać te usługi, które w ramach podpisanej umowy nam przysługują. Mowa tu oczywiście o opłacie za serwis techniczny sieci. To nie tylko instrukcja, jak i co ma być zbudowane, czy też w jaki sposób pokój czy korytarz mają być wykończone lub w co hotel powinien być wyposażony.  To przede wszystkim ciągłe wsparcie działu technicznego sieci w czasie całego procesu powstawania obiektu. Zazwyczaj do danej inwestycji zostaje wyznaczona osoba z działu technicznego sieci, która ma się „opiekować” konkretnym projektem, aż do momentu odbioru. Tylko od nas zależy, jak będziemy współpracować z tą osobą, żeby na wszystkich etapach powstawania budynku móc w pełni efektywnie skorzystać z posiadanej przez nią wiedzy. Praktycznym posunięciem jest posiadanie własnego szefa projektu (znającego jednocześnie operacyjne zasady funkcjonowania hotelu), który od momentu rozpoczęcia współpracy z siecią będzie skutecznie egzekwował wynikające z umowy obowiązki serwisu technicznego. Jego zadanie może nie należeć do najłatwiejszych i to nie tylko z powodu sieci, ale np. ze względu na inwestora, któremu czasami trudno wytłumaczyć ograniczenia związane z wymaganiami hotelu franczyzowego. Ponieważ osoba z działu technicznego sieci to najczęściej obcokrajowiec, pamiętajmy by zawczasu wszelkie plany (architektoniczne, instalacyjne itp.) mieć od razu przetłumaczone – najczęściej na język angielski. W umowie franczyzowej z pewnością znajdziemy w tej kwestii stosowne adnotacje i wskazówki. Sugeruję również, by wszelkie dokonane wspólne ustalenia miały formę pisemną, potwierdzoną przez obie strony – im bardziej będziemy drobiazgowi w momencie tworzenia dokumentu, tym mniej ewentualnych sporów i kontrowersji pojawi się w późniejszym terminie.

Po trzecie: nadzór i kontrola

To jeden z najtrudniejszych obszarów w trakcie trwania całego procesu budowania, wykańczania i wyposażania hotelu. Możemy oczywiście wynająć profesjonalną firmę budowlaną, która zajmie się wszystkim od a do z i przygotuje nam obiekt „pod klucz”. Nam pozostanie jedynie wymagać, by wszystko odpowiadało standardom sieci, a w razie niedociągnięć czy opóźnień, wyciągnąć w stosunku do wykonawcy stosowne, zabezpieczone umową konsekwencje. Nie będzie to z pewnością rozwiązanie najtańsze, ale prawdopodobnie najmniej stresujące. Natomiast jeżeli zależy nam na oszczędnościach, to sugeruję samemu dopilnować wszelkich kwestii związanych z materiałami wykończeniowymi i elementami wyposażenia – angażując do procesu negocjowania i podpisywania poszczególnych umów jedynie osoby zaufane, na których możemy polegać. Biorąc pod uwagę ilość kategorii, materiałów, urządzeń i mnogość koniecznych produktów, możemy naprawdę wiele zaoszczędzić zwracając szczególną uwagę na najmniejsze detale, a w szczególności na koszty dodatkowe. Będziemy mieli również pewność, że zamówione przez nas towary czy usługi spełniają oczekiwane przez sieć standardy i kryteria. Wiem – to bardzo żmudna praca – ale dzięki niej możemy zaoszczędzić nawet do 20% kosztów dotyczących wykończenia i wyposażenia hotelu.

Po czwarte: konsekwencja

O co chodzi z tą konsekwencją? Powiecie Państwo: „przecież jeżeli się na coś decydujemy, to konsekwentnie dążymy do realizacji danego celu”. Nie wątpię. Nie na darmo jednak wspominam tutaj o konsekwencji. Niby to taka „oczywista oczywistość”, ale wszelkie, nawet najmniejsze zmiany w trakcie trwania budowy mają swoje odzwierciedlenie we wzroście kosztów. Poczynając od zmiany projektów architektonicznych, instalacji czy funkcjonalnego przeznaczenia pomieszczeń, a kończąc np. na zmianie kolorystyki pokoju, rodzaju lamp czy też innych elementach wystroju wnętrz. Dlatego planujmy, przewidujmy i projektujmy z głową. To na tym etapie przeprowadzajmy setki wszelkich konsultacji i uzgodnień. Z fachowcami, niefachowcami, konsultantami, współpracownikami, podwładnymi, kolegami, przyjaciółmi czy rodziną. Ale jak już na podstawie wszystkich zebranych informacji podejmiemy jakąś decyzję – bądźmy KONSEKWENTNI i realizujmy to, co zaplanowaliśmy. To nie znaczy, że nie powinniśmy korygować swoich postanowień, jeżeli pojawią się ku temu powody. To naturalne, że powinniśmy. Ale róbmy to z rozsądkiem. Pamiętajmy też, że bank, który może finansuje naszą inwestycję, też jest bardzo wyczulony na wszelkie zmiany dokonywane w trakcie realizacji projektu. Zwłaszcza, jeżeli mowa jest o banku, który nie ma zbyt dużego doświadczenia w finansowaniu hoteli, a zatem jego wiedza na temat funkcjonowania hoteli jest w pewnym sensie ograniczona i jedyną dostępną broń stanowią zabezpieczenia, nieadekwatne zresztą do rzeczywistego ryzyka.

Przystępując zatem do realizacji projektu markowego hotelu musimy pamiętać o wszystkich zapisach zawartych w umowie franczyzowej. Skorzystajmy w najbardziej efektywny sposób z zapewnionego serwisu technicznego sieci. Miejmy na wszystko baczenie, a zostanie nam to w końcowym rozliczeniu wynagrodzone. I realizujmy nasz projekt z jak najmniejszą ilością wprowadzanych poprawek, a z pewnością DAMY RADĘ!

Plan cyklu: NIE TAKA FRANCZYZA STRASZNA … 

1. Własny hotel, obca marka – opis cyklu oraz planowanie

2. Dobry Partner – „to jest to” – wybór marki, operatora, sposobu zarządzania

3. Dawid z Goliatem czy jednak Syzyf? – czyli o umowie franczyzowej

4. „Damy radę!” – co warto wiedzieć i na co szczególnie zwrócić

uwagę przy budowie hotelu franczyzowego?

5. Franczyzę czas zacząć – co trzeba wiedzieć i o czym należy pamiętać przy otwarciu hotelu?